Política de Tratamiento
y Uso de Datos Personales
Manual de Procedimientos y Políticas Internas
Producción Audiovisual Luther S.A.S.
NIT 901.604.348-9
La sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S. comunica a sus grupos de interés la Política
de Tratamiento y Uso de Datos Personales, mediante la cual se establecen los criterios para la
recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales, en vigencia
de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, cuando la Sociedad ostente la calidad de responsable del
Tratamiento de Datos Personales.
Los datos personales en custodia de la Sociedad, en su condición de responsable o encargado
según el caso, serán tratados cumpliendo los lineamientos previstos en las leyes colombianas y
las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales.
Para efectos de este documento, la sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S será
denominada de forma general como la “Sociedad”.
I. Alcance.
Las disposiciones consagradas en el presente documento, constituyen el manual y la política para el tratamiento y uso de datos personales, las cuales son aplicables para toda la información
personal registrada en las bases de datos de la Sociedad, quien actúa en calidad de receptor y
responsable del tratamiento de los datos personales, al recibir información suministrada por parte de clientes, proveedores, empleados o contratistas, colaboradores y demás titulares de
información, a través de sus diferentes canales de comunicación. Esta información es registrada
y conservada en nuestras bases de datos, conforme a la presente política de tratamiento de datos personales. Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha sostenido y /o mantiene una relación contractual o comercial con la Sociedad o porque, de manera voluntaria, ha entregado sus datos en las oficinas de la Sociedad o alguno de los eventos o actividades desarrollados por esta.
II. Responsable del Tratamiento.
La sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida,
Identificada con Nit No. 901.604.348-9, ubicada en el Municipio de Medellín, Departamento de
Antioquia, con domicilio principal en la Carrera 43 B No. 16 -95, Edificio Cámara Colombiana de
Infraestructura P.H., El Poblado, Medellín. Página https://lutherfilms.com Teléfono: 300 3259824
en la ciudad de Medellín, Correo: administrativo@lutherfilms.com.
III. Marco Legal.
Este manual de procedimientos y política de tratamiento de datos, se rige en general por las
disposiciones legales vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano y, en especial, por las
siguientes: artículo 15 de la Constitución Política; Ley 1581 de 2012; Ley 1266 de 2008 y la Ley
2157 del 29 de octubre de 2021 por la cual se modifica la Ley 1266 de 2008; Decretos
Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010; Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013
y los demás aplicables. Así mismo, se toma como parámetro la cartilla para el cumplimiento de
obligaciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y la guía sobre el
tratamiento de datos personales para fines de marketing y publicidad de la Superintendencia de
Industria y Comercio.
IV. Principios generales.
La sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S. garantiza la protección de derechos
fundamentales a la honra, el buen nombre, la protección de datos personales, la privacidad, la
intimida, y la imagen, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 de la Carta Política y las
normas que los reglamentan. Para el efecto, con la finalidad de proteger todas las garantías constitucionales de los titulares de la información, todas las actuaciones de la Sociedad se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. Y, particular, en lo que refiere a las actividades de diseño, marketing y publicidad, sus actuaciones preservaran los parámetros de accountability y Privacy by Design and by Default.
V. Definiciones.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la
ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder
a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio
y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos
pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas
a reserva.
• Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad
en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son
algunos ejemplos.
• Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo
discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos
biométricos, entre otros.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
• Privacy by Design and by Default: La privacidad desde el diseño y por defecto (Privacy by Design and by Default) es considerada una medida proactiva para cumplir
con el Principio de Responsabilidad Demostrada. Al introducir la privacidad desde el diseño
se está buscando garantizar el correcto Tratamiento de los datos utilizados en los proyectos
de marketing, mercadotecnia y publicidad.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, que en
este caso será la sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, bien sea
empleados, clientes o proveedores.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
VI. Principios específicos.
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán
respetados por la sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S. en los procesos de
recolección, registro, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
• Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se
dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos
personales y demás derechos fundamentales conexos.
• Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo
puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los
datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia
de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que
tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la Sociedad, estarán subordinados y
atenderán una finalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de los datos
personales.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y
tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o
que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales
debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Sociedad en cualquier momento y
sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información
pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento
restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y
sujeta a tratamiento por la Sociedad serán objeto de protección en la medida en que los
recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas
tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su
adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o
acceso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administren, manejen,
actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o
Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente
confidencial, y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales,
contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y
ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a
futuro para tal efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un
documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos
de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
• Principio de responsabilidad demostrada (Accountability): Se refiere a los medios que
demuestran la toma de medidas por parte de la Sociedad para garantizar el buen manejo y
tratamiento de los datos personales.
VII. Tratamiento y finalidad
Los datos personales que la Sociedad recolecte, almacenen, use, circule, suprima en cualquiera
de sus bases de datos, serán tratados conforme las siguientes finalidades:
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Sociedad en lo
que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de
la información. En este caso, la ejecución de su actividad principal como compañía
dedicada a la producción y diseño audiovisual para fines publicitarios y marketing digital.
b) Prestar los servicios ofrecidos por la Sociedad y aceptados en el contrato suscrito por el
titular de la información.
c) Cumplir y/o exigir las obligaciones y/o compromisos derivados de
las relaciones, contractuales o no, existentes con sus grupos de interés.
d) Para el envío de obsequios o productos promocionales en fechas especiales de parte de
la Sociedad a sus clientes, empleados y /o proveedores.
e) Suministrar la información a terceros con los cuales la Sociedad tenga relación contractual
y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
f) Realizar invitaciones a eventos publicitarios y de marketing digital.
g) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
h) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por la
Sociedad.
i) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o
confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación
contractual.
j) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat de WhatsApp, mediante
chat personal o grupal, para el envío de información relacionada
k) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de
cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre
las partes.
l) Registrar y conservar imágenes y grabaciones de video de las cámaras de seguridad que
se encuentran en la Sociedad, con la finalidad de supervisar los productos, servicios y
garantizar la seguridad de los bienes, insumos, maquinarias, equipo y materias prima de
la Sociedad.
m) Compartir la información con aquellos terceros que de forma necesaria o en virtud de un
interés legítimo necesitan tratar datos personales de alguno de los grupos de interés.
n) Para que la Sociedad pueda dar cumplimiento a todas sus funciones de verificación de
datos y estudios de seguridad a través de terceros contratados de acuerdo a lo
especificado en el SAGRILAFT, incluyendo la realización de consultas en cualquier otra
lista para la prevención del lavado de activos.
o) Con el fin de que los datos personales suministrados estén disponibles para consultar en
internet u otros medios de comunicación masiva para; el titular de la información, la
Sociedad o para quien este delegue como encargado para el tratamiento de datos,
siempre y cuando el acceso sea técnicamente controlable.
p) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la Sociedad con el Titular de la
Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones
consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate
de empleados de la Sociedad).
q) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el
titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
r) Evaluar, orientar y hacer seguimiento al proceso laboral de los empleados.
s) Contactar a las personas que hayan aportado sus hojas de vida a la empresa para los
procesos de selección.
t) Gestionar el relacionamiento con los grupos de interés como pueden ser empleados,
directivos, proveedores, clientes, autoridades, entidades acreditadoras, entre otros grupos
de interés.
u) Con el fin de suministrar datos a las entidades de afiliación para cumplimientos de la ley
como: fondo de pensiones y cesantías, empresas promotoras de salud y aseguradoras de
riesgos laborales.
v) Suministrar la información a los fondos de pensiones para la realización de análisis
pensional.
VIII. Datos Sensibles.
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido
político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los
datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen
fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma
de mano, etc.
8.1. Tratamiento de datos sensibles.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que
por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas
garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin
ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar
a terceros sin la autorización del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán
adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
8.2. Autorización del titular.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización
previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda
ser objeto de consulta y verificación posterior.
8.3. Casos en que no se requiere la autorización:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
IX. Deberes de la sociedad como responsable del tratamiento de datos personales.
La Sociedad, cuando actúe como responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con
los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
fundamental a la protección de datos personales.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del
Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
Tratamiento.
h) Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
k) Informar al encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
La Sociedad tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las
personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido,
hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultada debidamente
y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
X. Datos personales de menores de edad.
El suministro de datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con
autorización de los padres de familia o representante legal del menor. En el Tratamiento se
asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se encuentra proscrito, salvo
aquellos datos que sean de naturaleza pública.
XI. Registro nacional de bases de datos.
La Sociedad se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos
internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases
o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y
reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la
educación, a la libre cátedra, y principalmente de la autonomía escolar.
La Sociedad procederá, de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal
fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro
Nacional de Bases de Datos (RNBD), que será administrado por la Superintendencia de Industria
y Comercio, siempre que esta estuviera obligada a hacerlo. El RNBD es el directorio público de
las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y que será de libre consulta para
los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Para el año 2024, la Sociedad no se encuentra obligada a realizar el registro de sus bases de
datos, de acuerdo a la normatividad vigente. Si en un futuro se cumple con el supuesto de la
norma que obliga al registro de la base de datos, será responsabilidad de la Sociedad realizar el
respectivo trámite.
XII. Autorizaciones y consentimiento.
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de
la Sociedad, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los
mismos.
a. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet,
sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un
mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía
clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse
surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la
base de datos. La autorización será generada por la Sociedad y será puesta a disposición del
Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus datos personales.
b. Prueba de la autorización.
La sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias
para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo
autorización por parte de los titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios
electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
XIII. Aviso de privacidad.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o
por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas
y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
13.1. Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los derechos que le asisten al Titular de la información.
d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable del Tratamiento para que el
Titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que
se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar
la política de tratamiento de información.
XIV. Derechos y prerrogativas de los titulares de la información.
En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia
de protección de datos personales, el Titular de los datos personales tiene los siguientes
derechos:
a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales en la Sociedad, en su
condición de responsable del Tratamiento.
b) Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad, en
su condición de responsable del Tratamiento.
c) A recibir información por parte de la Sociedad, previa solicitud,
respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia
de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la
normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento
ante el responsable del Tratamiento.
e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
vigentes.
f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de Tratamiento.
XV. Garantías del derecho de acceso.
La Sociedad garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del
Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo
o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a
través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo
del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al Titular la
posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
XVI. Consultas, modificación, rectificación y actualización de datos.
Los Titulares, sus representantes o sus causahabientes podrán consultar, modificación,
rectificación y actualización de la información personal del Titular que repose en cualquier base
de datos. En consecuencia, la Sociedad garantizará el derecho de consulta, suministrando a los
Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, la Sociedad garantiza:
a. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
b. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser
informados en el aviso de privacidad.
c. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular, deberá
acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar de conformidad con la
normatividad vigente; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no
presentada. La solicitud de rectificación, modificación, actualización o supresión debe ser
presentada a través de los medios habilitados por la Sociedad, señalados en el aviso de
privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de
• contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que
desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada,
revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles,
contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, la Sociedad informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la
reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de
los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso
en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección
de Datos Personales.
XVII. Reclamos.
El Titular, su representante o sus causahabientes que consideren que la información contenida
en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan
el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar
un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la
dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 21
del presente documento, y que ejercerá la función de protección de datos personales en La
sociedad Producción Audiovisual Luther S.A.S.
El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en la norma
vigente al momento de la solicitud.
XVIII. Rectificación y actualización de datos.
La Sociedad tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de
éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos
arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: en las solicitudes de rectificación
y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la
documentación que avale su petición.
XIX. Supresión de datos.
El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Sociedad la supresión (eliminación)
de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la
Sociedad es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el
responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el Titular.
XX. Revocatoria de la autorización.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus
datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o
contractual. Para ello, la Sociedad deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que
permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del
consentimiento puede darse. La primera puede ser sobre la totalidad de las finalidades
consentidas, esto es, que la Sociedad deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la
segunda puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como, por ejemplo, para fines
publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es la revocación parcial
del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de
conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de
acuerdo.
XXI. Seguridad de la información y medidas de seguridad.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la Sociedad
adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado
o fraudulento. Entre ellas, el acceso a la información estará sometido a registro con usuario y
contraseña, suministrados únicamente a personas encargadas del tratamiento de la información,
quienes, en virtud de sus funciones y obligaciones derivadas de su vínculo contractual, bien sea
comercial o laboral, con la Sociedad requieren acceder a la información. Todos ellos, obligados
a mantener la confidencialidad de la información mediante acuerdo de confidencialidad. De esta
forma, la Sociedad continuará desarrollando las medidas razonables para garantizar la seguridad
de la información.
XXII. Atención de peticiones, consultas y reclamos.
El área ADMINISTRATIVA es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de
los titulares para hacer efectivos sus derechos. Para el ejercicio del habeas data, el Titular de los
datos personales o quien demuestre un legítimo interés conforme lo señalado en la normatividad
vigente, podrá hacerlo contactando a la Sociedad a través del siguiente correo electrónico:
administrativo@lutherfilms.com
XXIII. Vigencia.
La presente política de tratamiento y uso de datos personales ha sido aprobada por la Sociedad,
el día 26 de junio de 2024 y por tanto entra en vigencia a partir de esta fecha.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al
tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.
Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de
conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.